دانلود پروپوزال کاری راهکارهای پیاده سازی پورتال اطلاعات سازمانی (EIP)

ما در عصر شفافیت زندگی می کنیم. برای سازمان های بزرگ و پیچیده، جایی برای پنهان شدن باقی نمانده است. افراد، قابلیت منبع یابی، بررسی و اشتراک گذاری سریع و آسان اطلاعات را دارند و در اغلب موارد، شفافیت در همه فرآیندهای کسب و کار، درخواست می شود. در دنیای امروزی تقریباً دیگر همه چیز، آنلاین شده است و گروه ها می توانند تعداد زیادی از افراد را منبع یابی انبوه کنند تا بتوانند حجم بزرگی از داده ها را تحلیل کرده و سپس نتایج را به نحو گسترده و فوری به اشتراک بگذارند. رسانه های اجتماعی این امر را بزرگنمایی کرده اند و عنصر تایید را به آن افزوده اند، بدان معنا که یک برند یا شخص معتمد می تواند به اطلاعات وزن دهد.

این موضوع، قسمتی از یک تحول فرهنگی گسترده تر است، زیرا با نسلی مواجه هستیم که با توانایی انجام قسمت های زیادی از امور روزمره زندگی خود به صورت آنلاین و اینترنتی، بزرگ شده اند. اطلاعات را نمی توان کنترل نمود و همچنین مدیریت تعامل به نحوی که مرسوم است، امکان پذیر نیست. برای تعامل با مشتریان، کارکنان، تامین کنندگان و دیگر ذینفعان، نیاز به رویکرد متفاوتی از کنترل و اشتراک گذاری اطلاعات، بوجود می آید. اگر یک سازمان در مورد شفافیت، روراست و صادق بودن مصمم باشد، بایستی به کارگیری یک راهکار «پورتال اطلاعات سازمانی» (EIP) را مدنظر قرار دهد.

در پروپوزال های کاری فراپلن، تمامی اصول طراحی (از جمله زیبایی فونت، رسم جداول، تصاویر مرتبط و …) رعایت شده است. همچنین از متنی جذاب و گیرا و مطالب طبقه بندی شده در این نمونه ها استفاده شده است. این پروپوزال در 12 صفحه آماده شده و در ادامه نیز تصویر یکی از صفحات آن قرار داده شده است:

«پورتال سازمانی»، که به «پورتال اطلاعات سازمانی» (EIP) نیز معروف است، چارچوبی برای تجمیع اطلاعات، کارکنان و فرآیندها در سراسر مرزهای سازمانی، به نحو مشابه با «پورتال های اینترنتی» مرسوم، می باشد. این ابزارها، یک نقطه دسترسی یکپارچه و ایمن فراهم می کنند که اغلب به صورت یک رابط کاربری مبتنی بر وب هستند و برای تجمیع و شخصی سازی اطلاعات از طریق درگاه های متخص کاربردهای خاص، طراحی شده اند.

یکی از مشخصات متمایز کننده این ابزارها، مشارکت و مدیریت محتوای غیرمتمرکز است که همیشه اطلاعات را روزآمد نگه می دارد. دیگر مشخصه متمایز کننده این است که برای مشتریان، وندورها (فروشنده ها) و دیگر افراد فراتر از مرزهای یک سازمان، مناسب هستند. این پورتال با یک پورتال شرکتی که برای نقش های درون یک سازمان ساخته شده است، متفاوت می باشد.

پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) چیست؟

پورتال اطلاعات سازمانی (EIP)، چارچوب استفاده شده برای پشتیبانی و تلفیق فرآیندها، کارکنان و اطلاعات در سراسر سازمان می باشد. این ابزار، یک دروازه یکپارچه و ایمن برای اطلاعات و همچنین یک پایگاه دانش برای کارکنان، شریکان و مشتریان فراهم می کند. رابط کاربری ارائه شده در آن، غالباً مبتنی بر وب است و نصب سریع، تعمیر و نگهداری متمرکز و ارگونومیک شهودی و کاربر پسندی را فراهم می کند. تجمیع و ارائه (محتوا)، دو مورد از کارکردهای اصلی EIP هستند. این ابزار باید قادر به استخراج اطلاعات از چندین منبع و تنظیم و تعدیل اطلاعات در آن محیط باشد.

از جمله مشخصات یک EIP می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تجمیع و یکپارچه سازی: یک درگاه گشت و گذار یکپارچه برای چندین سیستم و اجزاء فراهم می کند
• سفارشی سازی: محیطی برای سفارشی سازی برای کاربران فراهم می کند
• کنترل دسترسی و امنیت: توانایی دادن محدودیت لازم برای محتواها و خدمات خاص برحسب نیاز برای سازمان دارد
• ثبت نام تک مرحله ای: قابلیت های مربوط به ثبت نام تک مرحله ای را می توان به کاربران و سیستم های دیگر داد
• طبقه بندی و همکاری: می تواند همه اطلاعات را طبقه بندی کند و همچنین برای کاربران، قابلیت همکاری صرفنظر از مکان جغرافیایی فراهم کند
• شخصی سازی: براساس نقش و عملکرد شغلی، شخصی سازی امکان پذیر می شود. تطبیق محتوا برای کاربران فراهم می شود و خدمات تطبیق مورد استفاده قرار می گیرد.

پورتال اطلاعات سازمانی (EIP)، دسته ای از برنامه های کاربردی است که سازمان ها را قادر به آشکار کردن داخلی و بیرونی اطلاعات ذخیره شده می کند و برای کاربران، دروازه ای برای رسیدن به اطلاعات شخصی سازی شده مورد نیاز برای گرفتن تصمیمات تجاری آگاهانه، فراهم می کند. یکپارچه سازی پورتال در جهت تلفیق، مدیریت، تحلیل و توزیع اطلاعات درون و برون یک سازمان، عمل می کند. یکپارچه سازی و ارائه (محتوا)، دو مورد از کارکردهای اصلی این ابزار می باشند. این ابزار باید قادر به استخراج اطلاعات از چندین منبع و تعدیل و تنظیم اطلاعات درون پورتال باشد.

به بیان ساده، EIP معمولاً دسترسی مبتنی بر وب برای سیستم های متصل کننده کارکنان، فرآیندها و اطلاعات با همدیگر در یک سازمان، برای زنجیره تامین آنها و دیگر ذینفعان را فراهم می کند.

انواع پورتال های اطلاعات سازمانی (EIP)

در محیط اینترنت، یک پورتال اطلاعات، از یک مجموعه از اطلاعات مورد نیاز کاربران و خدمات یک موتور جستجو استفاده می کند تا به مصرف کنندگان در پیدا کردن سریع اطلاعات متناسب با نیازهای آنها کمک کند. پورتال اینترنتی، برای مصرف کننده یک رابط منحصربفرد به شبکه گسترده ای از سرورهای تشکیل دهنده اینترنت، فراهم می کند. در محیط سازمانی، پورتال های اطلاعات نیز هدف مشابهی دارند، یعنی: فراهم کردن یک رابط منحصربفرد برای دسترسی به اطلاعات پراکنده شده در سراسر سازمان برای کاربران تجاری. پورتال های اطلاعات سازمانی از دو دسته اصلی تشکیل شده اند:

• EIP پردازش کننده همکارانه، به کاربران در سازمان دهی و اشتراک گذاری اطلاعات کارگروه مانند ایمیل، مطالب بحث گروهی، گزارشات، نکات و یادداشت های جلسات، کمک می کند.
• از سوی دیگر، EIP پردازش کننده تصمیم، به مدیران اجرایی، مدیران عمومی و تحلیلگران تجاری در دسترسی به اطلاعات سازمانی کمک می کند تا بتوانند تصمیمات تجاری کلیدی بگیرند. EIP های پردازش کننده تصمیم، از دامنه گسترده ای از انواع مختلف اطلاعات تجاری سازمانی پشتیبانی می کنند و پتانسیل قابل توجهی برای بهره گیری از این اطلاعات برای رسیدن به منافع و مزایای تجاری، در اختیار سازمان ها قرار می دهد. این ابزار به کاربران تجاری کمک می کند تا هر قطعه از اطلاعات تجاری را صرفنظر از اینکه در کجای زنجیره تامین واقع شده است را پیدا کنند. همچنین، به سازماندهی اشیایی که اطلاعات را در زنجیره تامین اطلاعات، مانند پرس و جوها (استعلام ها)، گزارش ها و تحلیل ها خلق می کنند، کمک می کند. تحلیلگران تجاری از این پورتال برای یافتن این اشیاء، اجرای آنها و استخراج نتایج، استفاده می کنند. همچنین، این اشیاء به نحو خودکار مبتنی بر برنامه زمانی یا مبتنی بر رویداد، قابل اجرا هستند و نتایج از طریق ایمیل یا اینترانت سازمانی، به مدیران اجرایی و مدیران عمومی تحویل داده می شوند. اطلاعات مشاهده شده از طریق EIP پردازش کننده تصمیم، اولویت بندی و همگام سازی می شود تا متناسب با نقش کاربر در سازمان باشد. یکی از جنبه های کلیدی این پورتال در این است که نه تنها اطلاعات تجاری را در کل سازمان، تجمیع و تلفیق می کند، بلکه از یک فرآیند همکارانه برای رهگیری تصمیمات و اقدامات انجام شده براساس این اطلاعات، بهره می گیرد. ترکیب اطلاعات تجاری سازمانی، دانش کاربر و پردازش همکارانه را گاهی «مدیریت دانش» می نامند. پورتال های پردازش کننده تصمیم را می توان به صورت پورتال های مدیریت دانش توصیف نمود، اما با توجه به تعداد تعاریف مختلف استفاده شده برای مدیریت دانش، از استفاده از عنوان پورتال مدیریت دانش، اجتناب شده است.