چگونه یک پروپوزال کاری خوب بنویسیم؟

نحوه نوشتن یک پروپوزال کاری حرفه ای در هفت گام

راهنمای ارائه شده در صفحه، نحوه نوشتن یک پروپوزال کاری یا شغلی را همراه با مثال ها، نکته ها و بهترین شیوه ها، آموزش می دهد.

چه یک شرکت B2B (بنگاه به بنگاه) باشید چه B2C (بنگاه به مشتری)، وظیفه شما، قانع کردن مشتریان برای انتخاب شما می باشد. برای یک شرکت B2B، این کار معمولاً نیاز به یک پروپوزال کاری دارد. در صنعت B2B، پس از جذب مشتریان جدید، که به احتمال زیاد شرکت های دیگر هستند، باید عملاً یک قرارداد ببندید. برخلاف شرکت های B2C که از استراتژی های بازاریابی استفاده می کنند و سپس منتظر پاسخ مشتریان خود می ایستند، تا محصول یا خدمات آنها را خریداری کنند، در این معامله، چیز بیشتری دخیل نیست. اینجا جایی است که پروپوزال شغلی شما خودش را نشان می دهد. خوشبختانه، حتی اگر فرآیند و فرمت دقیق این سند بتواند منحصر به شرکت شما باشد، یک فرمول عمومی نیز هست که می توانید از آن برای آسانتر کردن کار استفاده کنید، بخصوص برای چند بار اول نوشتن آن.

دانلود نمونه پروپوزال های کاری

در این راهنما، مراحل کلی نوشتن این سند را به شما یاد می دهیم که شامل نحوه تصمیم گیری در مورد نوشتن نوع پیشنهادیه، نحوه تشخیص آن و اطلاعاتی که باید شامل کنید، می باشد.

راهنمای نگارش یک پروپوزال شغلی: 7 گام اساسی

با در نظر گرفتن این نکات آغازین، روند نوشتن را شروع می کنیم. چه اینکه تازه می خواهید نحوه نوشتن این سند را شروع کنید، چه اینکه می خواهید روشی را که قبلاً استفاده کرده اید را تغییر دهید، باید روش نوشتن آن را به یک رویکرد گام به گام تبدیل کنید. هنگام نوشتن این سند، سازمان دهی، یکی از نکات اصلی است (ساختار نه تنها به شما در پاسخ به پرسش های اساسی ذکر شده در بالا کمک می کند، بلکه همچنین به شما در ایجاد پیشنهادیه های هماهنگ و موفق، هر زمانی که می خواهید کسب و کار جدیدی راه بیاندازید، کمک خواهد کرد.)

بر این اساس، هنگام نوشتن پروپوزال تجاری، می توانید این سند را به این بخش ها تفکیک کنید:

• مقدمه
• فهرست مندرجات
• خلاصه اجرایی
• جزئیات پروژه
• موارد قابل تحویل و مرز بین مراحل
• بودجه
• نتیجه گیری
• پیوست (در صورت لزوم)

گام 1: مقدمه

مقدمه این سند باید برای مشتریان شما، یک توضیح موجز و مختصر فراهم کند از اینکه شرکت شما چه کاری انجام می دهد (مشابه با توضیح کلی شما در طرح کسب و کار). همچنین، باید مشخص کند که چه مشخصاتی، شرکت شما را برجسته تر از رقیبان شما می کند و چرا برای فروشنده انتخاب شده برای انجام یک کار، بسیار مناسب است (چه این کار یک تمهید و اقدام یکباره باشد چه یک رابطه دائمی).

موثرترین مقدمه ها در این نوع اسناد، عملکرد بهتر با تلاش کمتر حاصل می کنند. جامع و فراگیر بودن بدون کاملاً حراف بودن، مهم است. هدف این است که در برابر وسوسه در میان گذاشتن همه جزئیات مربوط به سوابق شرکت تان و خطوط تجاری، مقاومت کنید و این احساس را نکنید که نیاز به تشریح همه جزئیات داشته باشید. لازم است که بخش مقدمه را در حد یک صفحه یا کوتاه تر حفظ کنید.

گام 2: فهرست مندرجات

بعد از معرفی کسب و کارتان و اینکه چرا گزینه مناسبی برای مشتری مخاطب هستید، ممکن است سپس لازم شود تا یک فهرست مندرجات ایجاد کنید. مانند هرگونه فهرست مندرجات عادی، این بخش به سادگی تشریح می کند که مشتری چه چیزی را می تواند در ادامه متن، انتظار داشته باشد. در آن، همه بخش های توضیح داده شده در زیر، که به سادگی به صورت آنچه که درست در بالا طرح بندی شده، شامل خواهند شد.

اگر فایل را به صورت الکترونیکی ارسال می کنید، ممکن است بخواهید فهرستی از محتواها را قابل کلیک کنید، بگونه ای که مشتری بتواند با کلیک برروی لینک های درون فهرست مندرجات اصلی، براحتی و بسادگی از یک بخش به بخش دیگر برود. به این حالت، استفاده از هایپرلینک ها گفته می شود.

گام 3: خلاصه اجرایی

اینگونه اسناد باید همیشه یک خلاصه اجرایی داشته باشند که به پرسش هایی همچون چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی، چرا و چگونه برای مشتریان شما، پاسخ می دهد. در اینجا، مشتری آنچه را که منظور اصلی شما هست را درک خواهد کرد.

شایان ذکر است که علیرغم وجود کلمه «خلاصه»، این بخش نباید یک خلاصه از کل سند شما باشد. بلکه، این بخش باید به عنوان یک گزاره ارزش، عمل کند. شما از خلاصه اجرایی استفاده می کنید تا شفاف سازی کنید که چرا شرکت شما بهترین گزینه برای نیازهای مشتری شما می باشد. در اینجا، در مورد نقات قوت، زمینه های تخصصی، مسائل مشابهی که شما حل کرده اید و مزیت هایی که نسبت به رقبا فراهم می کنید، صحبت می کنید (همه آنها از این دریچه هستند که این اجزاء چگونه می توانند به جذب مشتری شما کمک کنند).

گام 4: جزئیات پروژه

گام های 4 تا 6، دربرگیرنده بدنه اصلی این سند خواهند بود. در این گام ها، مشتری بالقوه شما درک خواهد کرد که چگونه پروژه آنها را انجام می دهید و حیطه کار شما چیست.

در این قسمت، با توضیح توصیه ها، راهکار و رویکرد خدمت رسانی به مشتری، شروع خواهید کرد. حین عمیق تر شدن در توضیحات، هدف اصلی شما اطلاع دادن به مشتری از این است که واقعاً یک پروپوزال تجاری حرفه ای را روی میز آورده اید. نشان دهید که این سند را تماماً برای آنها، براساس نیازهای آنها و هرگونه مسئله ای که باید حل شود، ایجاد کرده اید. در این لحظه، راهکار پیشنهادی تان، تاکتیک های بکار گرفته شده برای اجرای آن و هرگونه جزئیات دیگری که به رویکرد توصیه شده شرکت شما مرتبط است را به تفصیل بیان می کنید.

کاری

گام 5: موارد قابل تحویل و مرز بین مراحل

این بخش درون بخش جزئیات پروژه قرار می گیرد، اما برای خودش یکی از گام های اساسی است. البته، مخاطب شما واقعاً ممکن است ایده طرح شما را درک نکند، بلکه آنها موارد قابل تحویل پیشنهادی را دریافت می کنند. در اینجا موارد قابل تحویل پیشنهادی را با توضیحات تفصیلی در مورد هر کدام، تشریح می کنید (که ممکن است شامل کمیت ها یا حیطه خدمات، براساس نوع کسب و کاری که اجرا می کنید، باشد). هرگز نباید فرض کنید که یک مشتری از نظر انتظارات، با شما در یک جبهه باشد، زیرا اگر همسو و همراستا با وی نباشد، ممکن است فکر کند که شما بیش از حد لاف زده اید. بنابراین، در این بخش است که می توانید وارد بیشترین جزئیات شوید.

در همین راستا، همچنین می توانید از این بخش برای محدود سازی شرایط و حیطه خدمات خود استفاده کنید. اگر نگران این هستید که کار تشریح شده توسط شما ممکن است باعث بوجود آمدن پروژه ها یا مسئولیت های بیشتری شود که قصد نداشته اید در بودجه پیشنهادی شامل کنید، این کار می تواند مفید باشد. علاوه بر آن، ممکن است بخواهید افزودن مرز بین مراحل را به این بخش اضافه کنید، چه در کنار موارد قابل تحویل باشد چه تماماً جداگانه باشد. مرز بین مراحل ممکن است کم باشد، مانند تاریخ تحویل برای یک بسته خاص از اجزای پروژه یا زمانی که اولین پیش نویس خود در مورد یک طراحی را ارسال می کنید. یا می توانید تصمیم بگیرید که پروژه را به چندین مرحله تفکیک کنید. برای پروژه های طولانی تر، مرز بین مراحل می تواند روشی عالی برای نشان دادن سازمان و مسئولیت پذیری شرکت شما باشد.

گام 6: بودجه

براحتی می توان دریافت که قیمت گذاری پروژه ها، اصلاً کار آسانی است، علاوه بر آن، لازم است توازن درآمدی از لحاظ ارزش و اثبات کار شما و همچنین در عین حال عدم اضطراب در مورد از دست دادن یک مشتری بالقوه یا مغلوب شدن بوسیله یک رقیب که قیمت ارزانتری ارائه داده، ایجاد کنید. در نتیجه، یک بخش مربوط به بودجه یا قیمت گذاری، یک قسمت لاینفک از پروپوزال کاری است، بنابراین لازم است استراتژی قیمت گذاری را زود تهیه کنید قبل از اینکه وارد عرصه نوشتن هرگونه پیشنهادیه ای شوید.

بر این اساس، اگر از این می ترسید که کارمزد و حق الزحمه شما بنظر می رسد که برای مشتری بالقوه شما بسیار زیاد باشد، ممکن است تصمیم بگیرید تک تک اجزای بودجه را تفکیک کنید (برای مثال: خدمات رسانه اجتماعی، تایپ محتواهای وب سایت) یا تعدادی انواع مختلف قیمت گذاری با خدمات مختلف شامل شده در هر کدام، ایجاد کنید. رویکرد دوم ممکن است برای همه نوع کسب و کار یا درخواست پیشنهادیه، کارآمد نباشد، اما ممکن است ارزش ملاحظه داشته باشد اگر نگران این هستید که حق الزحمه کلی شما گران بنظر برسد.

با توجه به این نکات، بعد از اینکه تصمیم گرفتید که قیمت گذاری را چگونه تشریح کنید، آن را به صورت فهرست وار بیان کنید (حتی می توانید کارمزدها یا خدمات اختیاری یا سفارشی را شامل کنید) و هزینه کلی را بدست بیاورید.

گام 7: نتیجه گیری

در آخر، نتیجه گیری، درک کلی از پروژه شما، راهکارهای پیشنهادی شما و نوع کار (و هزینه های) دخیل را ارائه می دهد. این، آخرین فرصت شما برای ارائه یک توضیح قانع کننده درون سند نهایی می باشد (در آنجا تکرار می کنید که قصد دارید چه کاری انجام دهید و چه چیزی باعث شده تا نسبت به رقیبان، سرتر و برتر باشید).

اگر در حال نوشتن یک RFP هستید، بدین معناست که یک مشتری بالقوه این سند را از شما درخواست کرده است، و ممکن است لازم شود یک بخش شرایط و ضوابط را در اینجا، شامل کنید. این قطعه آخری است که به تفصیل شرایط قیمت گذاری، برنامه زمانی و حیطه کاری که مشتری با پذیرش این پیشنهادیه موافقت کرده است را بیان می کند.

پیوست (اختیاری)

بعد از نتیجه گیری، می توانید تصمیم به شامل کردن یک پیوست بگیرید، در اینجا هرگونه اطلاعات تکمیلی که در قسمت اصلی سند جای نمی گرفتند را شامل می کنید بدون اینکه اختلالی در مطالعه فایل برای مشتری بوجود بیاورید، یا مواردی که آنچنان برای درک اجزای اصلی پیشنهادیه شما، مهم نیستند. ممکن است تنها نیاز به یک پیوست داشته باشید اگر آمار، اشکال، ارائه یا نمونه هایی از کار دارید که می خواهید با مشتری بالقوه خود در میان بگذارید. بر این اساس، ممکن است همچنین اطلاعات تماس، جزئیات مرتبط با تیم کاری و دیگر اطلاعات مرتبط را در این بخش شامل کنید. اگر هیچگونه اطلاعات اضافه ای ندارید تا در آن شامل کنید، نگران نباشید، می توانید پروپوزال خود را با بخش نتیجه گیری به پایان برسانید.

نکات مهمی در مورد پروپوزال های کسب و کار

قبل از اینکه غرق جزئیات مربوط به نحوه نوشتن این سند که به شما مزیت رقابتی می دهد، شوید، تعدادی نکته مهم است که باید مدنظر داشته باشید.

اول اینکه، باید مطمئن شوید که با استفاده از این سند، به اهداف درستی می رسید. هنگام نوشتن آن، در تلاش هستید که در یک خط بین تبلیغ شرکت خود و رفع نیازهای مشتری بالقوه خود حرکت کنید، که انجام این کار برای هر شرکتی می تواند دشوار باشد. بر این اساس، لازم است بیاد داشته باشید که پروپوزال کاری با طرح کسب و کار که ممکن است قبلاً برای شرکت خود هنگام راه اندازی آن نوشته باشید، متفاوت است. طرح کسب و کار، به تفصیل اهداف رشد کلی را بیان می کند، اما پروپوزال کاری، مستقیماً با یک مشتری بالقوه با هدف جذب آن، سخن می گوید. بر این اساس، برای نوشتن پروپوزال کاری برای هر مشتری بالقوه، لازم است اهداف داخلی خود و نحوه مشارکت آنها در کاری که پیشنهاد می دهید را مشخص کنید. توضیح اینکه لازم است این موارد را مدنظر قرار دهید:

• برای این کار، چه اموری را باید انجام دهید؟
• چه کسی هر کدام از این امور را انجام خواهد داد و بطور کل آن کار را نظارت می کند؟
• شما مسئول چه کاری خواهید بود؟
• در کجا کار تحویل داده خواهد شد؟
• چه زمانی انجام خواهد شد؟
• چرا شما بهترین گزینه برای انجام این کار برای مشتری هستید؟
• چگونه به نتایج دست خواهید یافت؟

نه تنها این پرسش ها قسمتی مهم برای نوشته های شفاف و موجز شما هستند، بلکه همچنین بدون پاسخ به آنها، نمی توانید سند نهایی خود را بنویسید. بنابراین، هنگام طی مسیر اجزای مختلف این سند، اهداف کسب و کار خود را در نظر داشته باشید، و در عین حال، در مورد اینکه مشتری بالقوه باید بجای کسی دیگر با شما کار کند، مجاب کننده باقی بمانید.

نکته مهم بعدی که قبل از شروع نوشتن این سند باید در نظر داشته باشید این است که چه نوع پیشنهادیه ای را می نویسید. اساساً، دو نوع از آن وجود دارد – پیشنهادات درخواستی (یا درخواست شده) که در آن شخصی پیشنهاد را از شرکت شما درخواست کرده است – و پیشنهادات غیردرخواستی یا ناخواسته، که در آن شما سند را بدون درخواست به یک کسب و کار دیگر ارسال می کنید.

در مورد پیشنهادات درخواستی، که اغلب RFP نامیده می شود (مخفف درخواست برای پیشنهادیه)، این احتمال وجود دارد که این مشتری بالقوه از قبل حداقل کمی از کسب و کار شما اطلاع داشته باشد. با این نوع سند، می خواهید زمان کمتری را صرف متقاعد کردن مشتری کنید که بهترین مشاور کسب و کار کوچک برای این کار هستید و زمان بیشتری صرف این کنید که کاری کنید که پیشنهادیه شما برای پروژه یا مسئله خاص آنها، سفارشی شده بنظر برسد. در کل، هرچه پروپوزال شما، عمومیت کمتری داشته باشد، احتمال گرفتن آن کار بیشتر است. از سوی دیگر، فروش بوسیله پیشنهادیه های ناخواسته، بسیار دشوارتر است.

همانطور که در حال نوشتن یک سند برای شرکتی هستید که نمی داند ممکن است به خدمات شما نیاز داشته باشد یا خیر، باید بر این تمرکز کنید که بفهمند چرا شرکت شما بسیار منحصر به فرد است. شما می خواهید به آنها نشان دهید که می توانید ارزش قابل توجهی را به تجارت آنها اضافه کنید که آنها قبلاً نداشته اند. اگر در حال حاضر شخصی وجود داشته باشد که کار مورد نظر شما را انجام دهد، فروش حتی دشوارتر خواهد بود.

نمونه های پروپوزال کاری

خب، حال که تمام مراحل را طی کرده ایم تا به شما نشان دهیم که چگونه یک پروپوزال کاری بنویسید، اجازه دهید چند نمونه را مورد بحث قرار دهیم. همانطور که فرآیند نوشتن را طی می کنید، ممکن است برای شما مفید باشد که با منابع خارجی مشورت کنید تا نمونه ها یا تمپلیت ها را بررسی کنید و ببینید که چگونه سایر مشاغل این نوع اسناد را ساختار داده اند. به طور خاص، بررسی نمونه هایی که به صنعت خاص شما مانند بازاریابی، تبلیغات یا امور مالی مرتبط است، ممکن است مفیدتر باشد.

نمونه پروپوزال های عمومی

اگر به دنبال یک نمونه پیشنهادیه کاری عمومی هستید، می‌توانید از نمونه های آماده سایت فراپلن، که مشاوره، مثال ها و الگوهایی را برای اسناد مورد نیاز برای برنامه ریزی و راه اندازی یک کسب و کار کوچک ارائه می‌دهد، استفاده کنید. بخش های اصلی این نمونه ها شامل بیان مساله مسئله، راه حل پیشنهادی و برآورد قیمت است. اگر برای اولین بار است که این نوع سند را می نویسید و نیاز به یک مثال ساده و کلی برای دنبال کردن دارید، ممکن است این نقطه شروع خوبی باشد.

نمونه RFP

برای یک پیشنهادیه درخواستی یا RFP، ممکن است بخواهید به یک نمونه پیشنهادیه کاری مراجعه کنید که به طور خاص با این فرض عمل می کند که این پیشنهاد، از شما خواسته شده است. فایل های ارائه شده در این سایت به صورت فایل ورد (WORD) و PDF هستند و گزینه های مناسبی برای استفاده به عنوان RPF می باشند. شرایط و ضوابط، زمان بندی و اطلاعات تماس، از جمله گزینه های این اسناد می باشند.

ما در بخش پروپوزال کاری وب سایت فراپلن، لیست جامعی از طرح های آماده مناسب این حوزه را ارائه داده ایم که به صورت کاملا حرفه ای طراحی شده اند. لازم به ذکر است که این نمونه های آماده با قیمتی تقریبا رایگان در اختیار شما قرار داده شده اند و هزینه آنها در مقابل مزیت رقابتی خاصی که برای شما ایجاد می کنند، بسیار ناچیز است.

این نکات را هنگام نوشتن پروپوزال کاری، فراموش نکنید

نوشتن این اسناد در ابتدا ممکن است سخت به نظر برسد، زیرا از شما می خواهد اطلاعاتی در مورد شرکت و خدمات آن ارائه دهید به علت اینکه به طور خاص به نیازهای مشتری شما مربوط می شود. با این حال، همانطور که بارها و بارها این فرآیند را طی می کنید، نوشتن مختصر و مؤثر آن، آسان تر و سهل تر می شود. با توجه به این موضوع، چند نکته برتر وجود دارد که بهتر است برای شروع کار، در ذهن داشته باشید:

• روراست باشید

اگرچه ممکن است هنگام تلاش برای تحت تاثیر قرار دادن مشتری، تمایل به نشان دادن مهارت های زبانی خود داشته باشید، زمانی که در حال نوشتن این سند هستید، بهترین گزینه برای برنده شدن در تجارت، شفاف، مختصر و روراست بودن است. شما نمی خواهید از زبان بیش از حد چرب و نرم یا هر چیزی که احتمالاً سوء تعبیر شود، استفاده کنید.

• جایی برای ابهام باقی نگذارید.

شما باید مطمئن شوید که پیشنهادیه شما، ساده و قابل درک است و جایی برای تفسیر نادرست در مورد آنچه می‌گویید، انجام می‌دهید یا ارائه می‌کنید، وجود ندارد.

بنابراین، باید از اصطلاحات تخصصی بیش از حد پیچیده اجتناب کنید تا مطمئن شوید که مشتری شما می تواند دقیقاً متوجه شود که شما در مورد چه چیزی صحبت می کنید و اینکه معنای آن در محدوده کسب و کار شما (و آنها) چیست.

• برای مخاطب مناسب، بنویسید.

اگر در حال نوشتن یک پیشنهادیه برای یک کسب و کار تخصصی مواد غذایی هستید، نباید دقیقاً شبیه به نوشتن پیشنهادیه برای یک شرکت مدیریت دارایی باشد. شما همیشه می خواهید مخاطبان خود را به عنوان صنف خود در ذهن داشته باشید و پیشنهاد خود را توسعه دهید.

در نهایت، بهترین شرط شما این است که صریح، واضح و پایبند به جزئیات باشید، اما همچنین نباید بترسید که نوشته خود را با مخاطبان خود تنظیم کنید تا مشتری شما احساس کند که پیشنهاد، واقعاً با در نظر گرفتن کسب و کار او ایجاد شده است. با این حال، پیشنهاد شما باید نشان دهد که نه تنها مشتری بالقوه خود را درک می کنید، بلکه از نظر حرفه ای نیز به آنها احترام می گذارید.

• صفحه عنوان را در نظر بگیرید.

اگرچه این ممکن است برای یک سند کوتاه تر، ضروری نباشد، اما یک صفحه عنوان می تواند به سازماندهی کلی، جریان و احساس حرفه ای سند شما کمک کند. مانند صفحه عنوان برای هر نوع گزارش دیگری، این برگه جلد تک صفحه ‌ای، قبل از باقی پیشنهادیه شما قرار می‌گیرد و احتمالاً شامل نام، اطلاعات تماس و لوگوی کسب و کار شما و همچنین افرادی است که پیشنهادیه را برای وی ارسال می‌کنید.

بسته به کسب ‌و کارتان یا مشتری بالقوه ‌ای که پیشنهاد را برای او ارسال می‌کنید، ممکن است تصمیم بگیرید که صفحه عنوان، غیرضروری است، با این حال، ارزش این را دارد که در نظر داشته باشید که ممکن است از همان ابتدا چیزی بصری، نظر مخاطب شما را جلب کند.

• تمایل به سمت اختصار.

در نهایت اینکه، در دنیای پروپوزال های کاری، معمولاً هرچه کوتاهتر، بهتر. البته این بدان معنا نیست که شما باید جزئیات را کنار بگذارید یا بخش‌های مهم را حذف کنید، بلکه به این معناست که باید مختصرترین راه را برای بیان آنچه باید بگویید، پیدا کنید و منظور خود را به مشتری بالقوه برسانید.

حرف آخر

هیچ شکی در این نیست که یادگیری نحوه نوشتن اینگونه اسناد، کار بسیار زیادی می طلبد. خوشبختانه، با این حال، می توانید مراحل ما را دنبال کنید تا بدانید چه چیزی را در پیشنهادیه خود بگنجانید و چگونه آن را بیان کنید. در نهایت، فروش کالا و خدمات خود به مشتریان بالقوه، بخشی از مدیریت کسب و کار شما است و با انجام دوباره و دوباره آن، آسان تر خواهد شد.

همانطور که گفته شد، همانطور که از چرخه حیات کسب و کار خود عبور می کنید، شروع به جمع آوری کتابخانه ای از پیشنهادیه های تجاری خواهید کرد که می توانید به طور مداوم به آنها مراجعه کنید و از آنها برای توسعه استراتژی ارائه و روند نوشتن خود بر اساس پیشنهادیه هایی که کارآمد بوده و یا نبوده اند استفاده کنید؛ و امیدواریم با صرف زمان برای سرمایه گذاری در این روند نوشتن پیشنهادیه تجاری، پروژه ای را که برای رشد کسب و کار خود نیاز دارید را بگیرید.