دانلود پروپوزال کاری راهکارهای راه اندازی شیرپوینت (SharePoint)

شیرپوینت (SharePoint) یک سیستم همکاری مبتنی بر وب است که از کاربردهای گردش کار، پایگاه داده های «لیستی»، و دیگر قسمت های وب و ویژگی های امنیتی بهره می گیرد تا تیم های کاری را قادر به همکاری کند. همچنین، SharePoint به شرکت استفاده کننده از این پلتفرم، توانایی کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکار سازی فرآیندهای گردش کار در سراسر واحدهای تجاری را فراهم می کند.

مایکروسافت شیرپوینت (Mircosoft SharePoint)، یک برنامه کاربردی مبتنی بر وب است که برای اشتراک گذاری اسناد، بازرسی تجاری، جستجوی پیشرفته، همکاری محتوایی و بسیاری از موارد دیگر، مورد استفاده قرار می گیرد. به بیان ساده، این ابزار می تواند فرآیندهای کسب و کار را منظم و هماهنگ سازد و هزینه ها را کاهش دهد. همچنین اشتراک گذاری اطلاعات، شفافیت و همکاری را تشویق و ترغیب می کند. مزایای بسیاری از استفاده از SharePoint برای کاربران، توسعه گران و طراحان فراهم می گردد. این برنامه، روشی برای خودکار سازی فرآیندهای کسب و کار، پیگیری پیشرفت و اشتراک گذاری ایمن اطلاعات در بخش های مختلف (یا حتی خارج از شرکت)، برای شرکت ها فراهم می کند.

در پروپوزال های کاری فراپلن، تمامی اصول طراحی (از جمله زیبایی فونت، رسم جداول، تصاویر مرتبط و …) رعایت شده است. همچنین از متنی جذاب و گیرا و مطالب طبقه بندی شده در این نمونه ها استفاده شده است. این پروپوزال در 13 صفحه آماده شده و در ادامه نیز تصویر یکی از صفحات آن قرار داده شده است:

مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) چیست و به چه منظور استفاده می شود؟

مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint)، یک پلتفرم مدیریت سند و همکاری است که به شرکت ها در مدیریت آرشیوها، اسناد، گزارش ها و محتواهای دیگری که برای فرآیندهای کاری حیاتی می باشند، کمک می کند. قابلیت های مدیریت محتوای سازمانی این ابزار، برای سازمان های همه صنایع و در هر بخش از سازمان، مفید می باشند. SharePoint با استفاده از یک مرورگر وب، پیکربندی می شود. اکثر قابلیت هایش را از طریق یک رابط کاربری (UI) تحت وب و وب اپلیکیشن ها، فراهم می کند. این برنامه برای تغییر محتوا و ساختار سایت و حذف سایت ها، فعال سازی و غیرفعال سازی ویژگی های محصول، پیکربندی گردش کارهای پایه و مدیریت تحلیلگرها، مورد استفاده قرار می گیرد.

شیرپوینت (SharePoint)، یک پلتفرم همکاری و مدیریت محتوای ابری بسیار قابل سفارشی سازی است که می تواند به دورکاری و همکاری تیم ها به نحو هوشمندتر کمک کند. این ابزار که در بیش از دویست هزار شرکت در سراسر جهان مورد استفاده قرار می گیرد، یک پلتفرم مدیریت محتوا می باشد که همکاری میان تیم ها را صرفنظر از اینکه در کجای جهان حضور داشته باشند، ترغیب می کند. به زبان ساده، شیرپوینت، مدیریت همه محتوای سازمانی (از RFI ها گرفته تا مطالب بازاریابی تا امور مالی و غیره)، ساخت وب سایت و اینترانت سازمانی برای آگاه نگه داشتن کاربران در مورد رخدادها و اخبارها، ایجاد فرآیندهای تجاری، خودکار سازی تعدادی از امور عادی تر (مانند گردش کارها) و ساختن آپ های سفارشی که می توانند به سازنده تر شدن تیم ها کمک کنند، را ممکن می سازد.

شیرپوینت (SharePoint) چیست؟

شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم همکاری و مدیریت سند مبتنی بر وب است. این پلتفرم علیرغم بسیار انعطاف پذیر بودن، عمدتاً برای نگهداری اسناد و تبادل اطلاعات میان سازمان ها، مورد استفاده قرار می گیرد. کاربران با استفاده از این ابزار می توانند یک اینترانت (یا سیستم اینترنت داخلی) بسازند که مانند هر وب سایت دیگری کار می کند. همچنین برای بخش ها یا تیم های خاص می توان سایت فرعی ایجاد کرد. از طریق این فضای ایمن و متمرکز، کاربران می توانند به اسناد دسترسی پیدا کنند، آنها را به اشتراک بگذارند یا ویرایش کنند.

شیرپوینت (SharePoint) چه کاربردهایی دارد؟

سازمان ها با استفاده از SharePoint، می توانند وب سایت هایی برای خود بسازند. همچنین، به عنوان یک مکان ایمن برای ذخیره سازی، سازماندهی، اشتراک گذاری و دسترسی اطلاعات از هر دستگاهی، مورد استفاده قرار می گیرد. همه آنچه که لازم است، یک مرورگر وب مانند Microsoft Edge، Internet Explorer، Chrome یا Firefox، می باشد.

تعدادی از ویژگی های ارائه شده توسط SharePoint عبارتند از:

• اشتراک گذاری فایل ها و محتواها برای افراد درون و بیرون از سازمان
• ویژگیهای مدیریت محتوا برای کمک به سازمان دهی و مدیریت محتوا با استفاده از کتابخانه ها، فهرست ها، فراداده ها (metadata)، مدیریت سوابق و سیاست های نگهداری
• سایت های تیمی که مکانی برای گروه های کاربران از قبل تعیین شده برای مشاهده محتواها، داده ها و اخبار و همکاری در مورد آنها، فراهم می کند
• سایت های ارتباطاتی برای اشتراک گذاری و پیام رسانی در سازمان های مختلف با سایت های فرعی پویا که دارای قابلیت سفارشی سازی هستند
• آپ های موبایل که به کاربران امکان دسترسی به اینترانت ها، سایت های تیمی و محتواها را برروی دستگاه های اندروید، iOS و ویندوز، می دهند
• خودکار سازی فرآیندهای سازمانی با ایجاد هشدار و گردش کار
• کارکردهای جستجو که به پیدا کردن کارکنان مرتبط و محتوای مهم کمک می کند

شیرپوینت (SharePoint) پلتفرم همکاری مبتنی بر وب است که با Microsoft Office، تلفیق شده است. این ابزار که در سال 2001 عرضه شد، عمدتاً به عنوان یک سیستم مدیریت و ذخیره اسناد عرضه می شود، اما این محصول قابلیت پیکربندی بسیار بالایی دارد و نحوه استفاده از آن، تنوع بسیار زیادی در سازمان های مختلف دارد. به عقیده مایکروسافت، تا سال 2020، این ابزار حدود 200 میلیون کاربر داشته است. نحوه استفاده از این برنامه در سازمان های مختلف، متنوع و متفاوت است. این محصول از انواع گسترده ای از قابلیت ها برخوردار است که اکثر آنها نیاز به پیکربندی و مدیریت دارند.

مزایای استفاده از شیرپوینت (SharePoint)

شیرپوینت (SharePoint)، افزایش بهره وری و میدان دید را برای کارکنان مرتبط با اطلاعات در سراسر سلسله مراتب در سازمان های بزرگ و کوچک، فراهم می کند. ویژگی های آن حول یک تجربه همکاری بر بستر اینترانت که اشتراک گذاری ایمن، مدیریت محتوا و گردش کار و دیگر موارد را ممکن می سازد، متمرکز هستند. برای یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب، تعمیر و نگهداری این ابزار، آسان است و در پایه ترین سطح خود، درک آن برای کاربران تجاری، سهل می باشد. همچنین، بی نهایت قابل سفارشی سازی است و به میزان زیادی مقیاس پذیر می باشد و بوسیله آن، روش های بسیار مختلفی برای بهره گیری از این پلتفرم برای محقق سازی افزایش بهره وری و بازده سرمایه گذاری، برای کسب و کارها وجود دارد.

این برنامه در چندین سال گذشته در افزایش بازده کاری بسیاری از شرکت ها، به عنوان یک پلتفرم «اینترانت» که در همه بخش های تجاری گسترده شده است، نقش بسزایی داشته است. ویژگی های بسیار زیاد این پلتفرم باعث شده که همکاری برروی پروژه های موردی و برقراری فرآیندهای تجاری استاندارد برای اشتراک گذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ضبط داده ها، برای کارکنان سازمان ها بسیار آسانتر گردد.

ویژگی هایی مانند کنترل امنیت، کمک نویسندگی، نسخه بندی و تلفیق با Exchange (برنامه های ایمیل Outlook)، برای کاربران تجاری قابلیت انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر و حفظ یکپارچگی کاری که تولید می کنند، فراهم می کند. در ادامه به برخی از قابلیت های این ابزار، اشاره شده است:

• ملزم کردن تایید اسناد قبل از قابل دسترس شدن
• بررسی اسناد خروجی برای جلوگیری از هرگونه دسترسی یا ویرایش آنها
• دریافت اعلان هنگام آپلود اسناد یا ایجاد تغییر در آنها
• ایجاد گردش کار با استفاده از منطق «اگر/آنگاه» برای خودکار سازی اقداماتی مانند جابجا کردن یا ایمیل کردن اسناد و ثبت اطلاعات

همه این ویژگی ها، بهره وری کاربران تجاری را افزایش می دهند، اما کاری که واقعاً SharePoint بهتر از سیستم های همکاری برروی اسناد قدیمی انجام می دهد، نمایش اطلاعات در مورد این است که چه اطلاعات/اسنادی ذخیره شده اند و علت ذخیره آنها چیست. در این برنامه، ملزم کردن فراداده ها (metadata) یعنی اطلاعاتی در مورد داده ها (مانند زمان انجام ویرایش، نام خالق و غیره و همچنین تگ های سفارشی برروی اسناد یا آیتم ها)، فوق العاده ساده است، بگونه ای که کارکنان می توانند بهتر درک کنند که چرا یک سند ممکن است وجود داشته باشد و چرا این سند مهم است، بدون اینکه لازم باشد آن را باز کنند. حتی این ابزار به کاربران امکان را می دهد تا پایگاه داده های سفارشی با فرمت کاربری آسان ایجاد کنند و هزاران قطعه اطلاعات قابل تلفیق در گردش کارهای قبلاً ذکر شده یا دیگر فرآیندهای تجاری را ثبت نمایند.

نحوه استفاده مفید از SharePoint برای همکاری

شیرپوینت (SharePoint)، یک فضای مبتنی بر وب فراهم می کند که در آنجا، کاربران می توانند یک سند را آپلود (بارگذاری) کنند تا فوراً با افراد دیگری که لازم است آن را ببینند، اشتراک گذاری شود. همچنین کارکنان می توانند فضای ذخیره شخصی خاص خود به نام OneDrive داشته باشند که در آنجا هیچکس نمی تواند یک سند یا فایل آپلود شده توسط کارکنان را مشاهده کند تا وقتی که آن را به اشتراک بگذارند یا دسترسی به آن سند برای کاربران دیگر را اجازه دهند. این امر باعث می شود که بخشی از همکاران، یک سند منتشر شده را در یک فرآیند تک مرحله ای مشاهده کنند (که البته لازم نیست همیشه اینگونه باشد). ویژگی های تایید و گردش کار ذکر شده در بالا می توانند نحوه اشتراک گذاری اسناد و نحوه کار کارکنان برروی اطلاعات را کنترل کنند.

پیوندها به اسناد اشتراک گذاری شده یا فضاهای همکاری نیز به آسانی از طریق ایمیل قابل ارسال هستند و در نتیجه، هدایت مستقیم کاربران به سمت آنچه که لازم است ببینند را آسان می سازد. سازمان ها غالباً از SharePoint برای انتشار اطلاعات سطح شرکت مانند اسناد HR، اعلان ها و یادداشت ها، استفاده می کنند.